Aviso de IA en todas las llamadas · Grabación apagada de fábrica
Cada escucha de una grabación queda anotada Los datos de salud no llegan al agente
Privacidad y seguridad
Gestión Smart coge el teléfono de negocios que manejan datos de sus clientes: citas, teléfonos, facturas y, en las clínicas, historias que no pueden salir de ahí. Esta página cuenta cómo está puesto el sistema hoy y qué puede cambiar usted desde el panel.
En todas
Quien llama lo oye al descolgar. No hay interruptor para quitarlo.
Apagada
Sale así de fábrica. Se enciende en el panel, negocio por negocio.
7 días a 3 años
El plazo lo pone usted. Lo que no tiene plazo decidido, 30 días.
Cinco
Cada persona entra a lo suyo y queda anotado cuándo entró.
No enseñamos sellos ni certificaciones porque todavía no las tenemos. Lo que hay es esto: lo que el sistema hace y lo que queda escrito.
Sección 01 · Antes de la conversación
El reglamento europeo de inteligencia artificial obliga a decirle a quien llama que está hablando con una máquina. En Gestión Smart esa locución va dentro de la centralita, antes de que el agente diga nada, y no se puede desactivar desde el panel ni pedirla por contrato.
Al descolgar, quien llama oye que le atiende una inteligencia artificial y de qué negocio. El texto se adapta al nombre del negocio; el hecho de que suene, no.
«Le atiende un asistente de inteligencia artificial de [su negocio]…»
Un negocio recién dado de alta no graba audio. Tiene la transcripción de cada llamada, que es lo que casi todo el mundo acaba usando, y nada más. Si quiere el audio, lo enciende usted.
Uno dice que quien atiende es una IA y suena en todas las llamadas. El otro dice que la llamada se está grabando y solo hace falta si usted ha encendido la grabación. El panel no deja encender la grabación mientras no esté puesta esa segunda locución.
De que suena el teléfono a que se borra lo que quedó escrito.
Entra la llamada
Si el número ya está en una ficha, el sistema sabe quién llama antes de saludar.
Reconocido por su número
Suena el aviso de IA
Lo primero que se oye. Va en la centralita, no en el agente, y no se salta.
En todas las llamadas
La conversación
Se guarda la transcripción turno a turno. El audio, solo si el negocio lo encendió.
Audio opcional
Se borra solo
Cumplido el plazo, la transcripción y la grabación desaparecen sin que nadie lo pida.
7 días a 3 años
Sección 02 · Cuánto se guarda
Una asesoría quiere guardar tres años; una peluquería, un mes. El plazo se escribe en días en la pantalla de cumplimiento y a partir de ahí el borrado va solo. El panel trae 30, 90 y 365 días a un clic, por no obligar a pensarlo dos veces.
Duran lo que usted diga: mínimo 7 días, máximo 3 años. Pasado el plazo se borran solas, y con ellas lo que el agente anotó durante la conversación.
30 días. Es lo que se aplica mientras nadie elija otra cosa, para que olvidarse de configurarlo no acabe en un archivo de audio que crece sin fin.
El propietario, desde el panel, y el cambio queda anotado con su nombre y la hora. Los demás perfiles ven el plazo, pero no lo tocan.
El borrado es de verdad: cuando el plazo vence, el audio y el texto dejan de existir en el sistema y no hay pantalla desde la que recuperarlos.
Sección 03 · Cifrado y datos sensibles
El agente necesita saber que a las 11:30 hay hueco con la doctora Soler. No necesita saber por qué va el paciente, y el sistema está montado para que no pueda enterarse.
Los datos van cifrados por el camino y se guardan cifrados. Las claves con las que el sistema se conecta a su software se quedan en el servidor: no vuelven al navegador, no salen en el código de la página y nadie las ve en el panel después de escribirlas.
El DNI, sin mostrar Se guarda de forma que no se puede leer: ni en pantalla, ni en las transcripciones.
Diagnósticos, síntomas y tratamientos viven en el software del centro. No se copian a Gestión Smart, no se los pasamos al agente telefónico y no llegan a ningún modelo de lenguaje.
Lo que sí maneja el agente La hora libre, el profesional, el nombre del servicio y el número de la cita.
Cuando una persona da su consentimiento, el sistema apunta cuándo lo dio y por dónde: si lo dijo en la llamada o lo firmó en el mostrador. Lo mismo vale para la voz clonada de un profesional, que necesita su permiso expreso antes de usarse.
Se puede sacar en papel La ficha muestra la fecha y el canal, listos para copiar en un expediente.
Sección 04 · Quién ve qué
La persona que factura no tiene por qué leer una ficha, y quien mira el histórico de llamadas no tiene por qué ver un DNI. Esta es la tabla de permisos tal y como viene.
Deslice la tabla a los lados para ver el resto de columnas.
| Perfil | Agenda y citas | Fichas de cliente | Grabaciones | Facturación | Registro de accesos |
|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | Todo | Todo | Escucha y fija el plazo | Todo | Lo ve entero |
| Editor | Crea, cambia y cancela | Crea y edita | Escucha y lee | Sin acceso | Sin acceso |
| Solo lectura | Consulta, sin tocar | Consulta con los datos sensibles tapados | Lee la transcripción, sin audio | Sin acceso | Sin acceso |
| Facturación | Solo fecha y servicio | Sin acceso | Sin acceso | Todo, con exportación | Sin acceso |
| Equipo de la plataforma | Solo con una incidencia abierta | Solo con una incidencia abierta | Solo con una incidencia abierta | La suya, para emitir la factura | Cada entrada queda anotada |
Nosotros entramos cuando usted abre una incidencia y necesitamos ver qué pasó. Esa entrada aparece en su registro de accesos con nuestro nombre, igual que la de cualquiera de su equipo.
Sección 05 · Lo que queda escrito
Muchos líos con datos empiezan con alguien mirando lo que no le toca. Por eso el sistema anota los accesos además de los cambios.
Reproducir una grabación deja rastro: quién le dio al play, qué llamada era y a qué hora. Si mañana alguien pregunta quién oyó una conversación, la respuesta está en el panel y no depende de la memoria de nadie.
09:22 · Abre ficha de cliente #48102 Ana G. · editor
09:24 · Escucha grabación de la llamada #8831 Luis M. · propietario
Mover una cita, fusionar dos fichas duplicadas, subir un precio o acortar el plazo de conservación queda apuntado con quién lo hizo y cuándo. El registro no lo borra nadie desde el panel.
Para cuando toque dar explicaciones Si un cliente reclama, el registro dice qué se le prometió por teléfono, quién lo cambió después y a qué hora.
Sección 06 · Antes de dar de alta
El panel las comprueba y le marca la línea como incompleta mientras falte alguna.
Usted es el responsable de los datos de sus clientes y nosotros los tratamos por encargo suyo. Ese contrato dice qué hacemos con ellos, qué no, y qué pasa el día que decida marcharse. Se firma antes de la primera llamada de verdad.
Necesitamos saber quién es el titular del teléfono que vamos a atender. Sirve para no encender un número que no es suyo y para que la responsabilidad de lo que se diga en esa línea esté clara desde el primer día.
Para su asesoría o su responsable de datos
Pídanos el modelo de encargo de tratamiento y la lista de medidas técnicas. Se los enviamos por correo, sin pasar por una demostración si no le apetece.