En plena hora punta, su teléfono deja de sonar en la barra.
Coge las llamadas de las dos menos cuarto, cuando la sala está llena y nadie puede llegar al teléfono. Reserva sobre las mesas que tiene de verdad, con su capacidad y su sala, y anota las alergias sin decirlas en voz alta.
Lo que ha pasado al teléfono
Restaurante de ejemplo · 2 salas
Las mesas y las salas se dan de alta con su capacidad. El agente reserva sobre eso, y si no hay mesa de seis a esa hora, esa hora no se ofrece.
Un día al teléfono
Cuatro llamadas de un servicio cualquiera
En un restaurante el teléfono suena justo cuando la sala está a tope. Estas cuatro entran todos los fines de semana.
Las dos menos cuarto
Hora punta, la sala llena y el teléfono sonando en la barra. El agente coge la llamada y, si entra otra mientras habla, la deja esperando por orden de llegada con la opción de dejar un recado, que entra en el panel como aviso con responsable y plazo.
Mesa para seis el sábado
El agente mira las mesas de cada sala con su capacidad y el turno. Si a las nueve solo queda mesa de cuatro, no la ofrece para seis: da las horas en las que el grupo sí cabe, y la reserva queda con su mesa y su sala escritas.
«Una de las niñas es celíaca»
Las alergias y las intolerancias se guardan como dato sensible, cifradas y con el consentimiento registrado: cómo lo dio la persona y cuándo. La cocina y la sala las ven al abrir la reserva, y el agente no las saca por teléfono si usted no quiere que lo haga.
Anular sin dar explicaciones
El cliente anula desde el enlace del recordatorio, sin llamar y sin dar la cara. La mesa vuelve al cuadro esa misma tarde y el siguiente que llame ya se la puede llevar. En la ficha queda el riesgo de ausencia de quien no aparece dos veces.
Qué cambia
Cuatro cosas cambian desde el primer servicio
En la llamada, en lo que usted ve luego en el panel, en lo que decide al configurarlo y en lo que le exige la ley.
En la llamada
Reconoce al cliente por su número y le llama por su nombre. Reserva, cambia y anula mesas sobre el cuadro real, con la capacidad de cada mesa y el turno, y no ofrece una hora en la que el grupo no cabe. Pregunta una cosa por turno y, si le hablan encima con el ruido de la sala de fondo, se calla y escucha. Cuando le piden una persona, pasa la llamada a quien esté aceptando llamadas en ese momento.
En el panel
Cada llamada queda transcrita turno a turno, con lo que el agente consultó y lo que tardó en contestar. El cuadro de reservas se ve por día, semana y mes, con las mesas y las salas como recursos y el fuera de horario marcado. Las fichas se crean solas, guardan las alergias como dato sensible y el riesgo de ausencia, y los duplicados se fusionan dato a dato.
Al configurarlo
Aquí no hay que dar de alta profesionales: se dan de alta las mesas y las salas con su capacidad, y con eso ya se puede reservar. El agente se ensaya antes de publicarlo, y la voz puede ser la de su jefe de sala, clonada con diez o doce segundos de grabación y con su consentimiento expreso. La carta, los horarios y lo que prefiera que no cuente se escriben y se marcan uno a uno.
Lo que exige la ley
Una locución avisa al descolgar de que atiende una inteligencia artificial y no se puede quitar. Grabar viene apagado, y no se empieza a grabar si ese aviso no ha sonado. Las alergias y las intolerancias son datos de salud: se guardan cifradas, con el consentimiento registrado, y quien solo consulta el panel las ve tapadas. Cada escucha de una grabación queda anotada.
Sábado, turno de noche
Sala de abajo · 46 plazas
La mesa es un recurso con su capacidad y su sala. No hace falta dar de alta a nadie del equipo: lo que se reserva es la mesa.
Una llamada de ejemplo
Una mesa para seis y una intolerancia
Esto es lo que oye un cliente por el auricular y lo que queda escrito cuando cuelga.
Buenas tardes, ha llamado usted al restaurante. Le atiende un asistente automático: se lo digo porque la ley europea de inteligencia artificial obliga a avisarle. ¿En qué puedo ayudarle?
Buenas tardes. Quería mesa para seis el sábado a las nueve.
A las nueve solo me queda mesa de cuatro. Para seis tengo a las nueve y media en la sala de abajo, o a las once en la principal. ¿Cuál prefiere?
A las nueve y media está bien. Ah, y una de las niñas es celíaca.
Lo anoto en su ficha como dato sensible: lo ven la cocina y el equipo de sala, y yo no lo digo por teléfono si usted no me lo pregunta. Le confirmo: sábado 20, nueve y media, seis personas, sala de abajo.
Perfecto.
Queda hecha. Le mando el enlace por si tuvieran que anularla o cambiar el número de personas.
Lo que quedó escrito sin que nadie lo teclee:
Diálogo recreado para esta página, con nombres inventados. No es la grabación de ninguna llamada ni de ningún cliente real.
Lo que ve su equipo
El panel, con las palabras de un restaurante
Clientes, reservas, mesas y salas. Las dos capturas son del panel tal y como se entrega.
El cuadro de la semana
El agente reserva sobre esto. Lo que ustedes bloquean deja de existir para él, y el fuera de horario solo se puede usar desde el panel.
Las llamadas de la noche, una a una
Cuántas entraron, cuánto duraron y cuáles conviene revisar. Se abre cualquiera y se lee entera, turno a turno.
De serie
Lo que un restaurante se encuentra ya montado
Viene puesto el primer día y se ajusta a sus salas, sus mesas y sus turnos.
Mesas y salas con capacidad
Cada mesa tiene sus plazas y su sala, y el aforo se lleva solo. Si el grupo no cabe a esa hora, esa hora no se ofrece por teléfono.
Sin profesionales que dar de alta
Aquí se reservan mesas, no personas. No hay que crear fichas de camareros ni horarios de nadie para que el teléfono empiece a funcionar.
Alergias e intolerancias
Se guardan como dato sensible, cifradas y con el consentimiento registrado: cómo lo dio la persona y cuándo. Quien solo consulta el panel las ve tapadas.
Fichas que se crean solas
La ficha del cliente se crea con la primera reserva, la búsqueda funciona sin tildes y el panel avisa cuando dos fichas parecen la misma persona.
Recordatorios y ausencias
Hasta seis avisos por reserva, con su texto y su hora, y un enlace para anular mientras quede margen. La ficha guarda el riesgo de ausencia de cada cliente.
La centralita, suya
Mensaje de bienvenida con su voz, espera por orden de llegada cuando todas las líneas están ocupadas, opción de dejar un recado y desvío a otro número.
Pedidos y reparto Próximamente
Los pedidos para llevar y el reparto a domicilio llegan más adelante, y no ponemos fecha. Hoy el agente reserva mesa, la cambia, la anula y toma el recado.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan los restaurantes
Cuatro respuestas para tener antes de sentarse a ver una demostración.
¿Hay que dar de alta a los camareros?
No. En un restaurante se reservan mesas, no personas. Se dan de alta las mesas y las salas con su capacidad, y el agente reserva sobre eso. Los turnos del equipo no hacen falta para que el teléfono funcione.
¿Qué hace con las alergias y las intolerancias?
Las guarda en la ficha del cliente como dato sensible: cifradas, con el consentimiento registrado (cómo lo dio la persona y cuándo) y a la vista de la cocina y de la sala al abrir la reserva. El agente no las dice por teléfono por su cuenta, y quien solo consulta el panel las ve tapadas.
¿Qué pasa cuando llaman diez a la vez?
El agente atiende una conversación a la vez. Quien no entra espera por orden de llegada oyendo su mensaje, y puede dejar un recado que aparece en el panel como aviso con responsable y plazo. El panel le enseña cuántas veces se le juntaron llamadas, y con ese dato se amplían las líneas si compensa. Además hay un número de respaldo obligatorio, que es a donde sale la llamada si el sistema falla.
¿Puede coger pedidos para llevar o a domicilio?
Todavía no. Los pedidos y el reparto llegan más adelante y no tenemos fecha; cuando estén, se contarán en la página de logística. Hoy reserva mesa, la cambia, la anula, contesta por horarios y carta con lo que usted le haya escrito, y toma el recado de lo que no sabe.
Pruébelo con sus mesas y con sus turnos
Cogemos sus salas con sus mesas y su capacidad, sus turnos y lo que quiera que conteste sobre la carta y los horarios, y le enseñamos la llamada hecha con eso. Para la demostración no hace falta que nos mande ningún dato de clientes.