El teléfono del taller, contestado sin salir de debajo del coche.
Coge las llamadas mientras sus técnicos están debajo de un coche: la cita de la revisión, el «¿está ya?» de las once y el cliente que quiere saber cuánto le va a costar. Confirma de qué coche se trata y su matrícula desde la ficha, y no ofrece una hora si no hay box libre.
Lo que ha pasado al teléfono
Taller de ejemplo · 3 técnicos
El agente confirma la matrícula con lo que hay en la ficha. Si el cliente tiene dos coches, pregunta cuál trae antes de dar la hora.
Un día al teléfono
Cuatro llamadas que le sacan de debajo de un coche
En un taller el teléfono suena cuando todos tienen las manos ocupadas. Estas cuatro entran cada mañana.
«¿Está ya el coche?»
La llamada más repetida del taller y la que más reparaciones interrumpe. Si tiene conectado el estado de las órdenes, el agente lo consulta en el momento y lo cuenta. Si no, toma nota y abre un aviso con responsable y fecha de compromiso, para que nadie se entere tres días después.
Cita para la revisión
El cliente llama para traer el coche. El agente lo reconoce por su número, mira los vehículos de su ficha y le confirma cuál trae, con la matrícula dicha en voz alta. La revisión ocupa lo que ocupa, y la hora que ofrece lleva técnico y box detrás.
«Hace un ruido raro»
Lo que cuenta el cliente se queda escrito con sus palabras y no resumido a medias en un pósit. La reparación se abre con su prioridad y su plazo, y el técnico lee lo que dijo antes de tocar el coche.
Sin box no hay hora
Los elevadores y los boxes se reservan como recursos. Si a esa hora están todos ocupados, el agente no la ofrece ni aunque insistan. Cuando una se libera, vuelve al hueco y el siguiente que llame ya se la puede llevar.
Qué cambia
Cuatro cosas cambian desde la primera llamada
En la llamada, en lo que usted ve luego en el panel, en lo que decide al configurarlo y en lo que le exige la ley.
En la llamada
Reconoce al cliente por su número, mira los vehículos de su ficha y confirma en voz alta el coche y la matrícula antes de dar una hora. Da, cambia y anula citas sobre la agenda real y solo ofrece horas con técnico y box libres. Dice las matrículas letra a letra y los teléfonos cifra a cifra, y si le hablan encima se calla. Cuando le piden una persona, pasa la llamada a quien esté aceptando llamadas en ese momento.
En el panel
Cada llamada queda transcrita turno a turno, con lo que el agente consultó y lo que tardó en contestar. La agenda tiene una columna por técnico, y los elevadores y los boxes se reservan aparte, como recursos. Lo que no se resuelve en la llamada cae en la bandeja de avisos, con responsable y una fecha de compromiso que pone el sistema: cuatro horas si es urgente, veinticuatro si es alta, setenta y dos si es normal y siete días si es baja.
Al configurarlo
El agente se ensaya antes de publicarlo, y el panel enseña la lista de lo que le falta para poder atender llamadas de verdad. La voz puede ser la de su recepción, clonada con diez o doce segundos de grabación y con su consentimiento expreso. Por cada dato que llega de su programa de taller usted decide qué hace el agente con él: lo dice, lo dice solo si se lo piden, confirma las cuatro últimas cifras, lo usa para identificar o no sale nunca.
Lo que exige la ley
Una locución avisa al descolgar de que atiende una inteligencia artificial y no se puede quitar. Grabar viene apagado, y no se empieza a grabar si ese aviso no ha sonado. Usted elige cuánto se guardan las transcripciones, entre siete días y tres años. Hay cinco perfiles de acceso, quien solo consulta ve los datos sensibles tapados y cada escucha de una grabación queda anotada.
Martes por la mañana
Box 2 · Elevador · Javier Ruiz
El box y el elevador son recursos con su horario, igual que el técnico tiene el suyo. Si falta cualquiera de los dos, esa hora no existe para el agente.
Una llamada de ejemplo
Una cita con dos coches en la ficha
Esto es lo que oye un cliente por el auricular y lo que queda escrito cuando cuelga.
Buenos días, ha llamado usted al taller. Le atiende un asistente automático: se lo digo porque la ley europea de inteligencia artificial obliga a avisarle. ¿En qué puedo ayudarle?
Buenos días. Quería traer el coche para la revisión.
Con mucho gusto. En su ficha tengo dos coches: un Seat León, matrícula 1234 ABC, y un Renault Clio, 5678 BCD. ¿Cuál me trae?
El León.
La revisión de los sesenta mil son dos horas con elevador. Le puedo dar el martes 15 a las nueve o el jueves 17 a las once y media. ¿Cuál le viene mejor?
El martes.
Anotado: martes 15 a las nueve, Seat León 1234 ABC, con Javier en el box 2. Le mando el enlace por si tuviera que anularla.
Lo que quedó escrito sin que nadie lo teclee:
Diálogo recreado para esta página, con nombres y matrículas inventados. No es la grabación de ninguna llamada real.
Lo que ve su equipo
El panel, con las palabras de un taller
Clientes, técnicos y reparaciones. Las dos capturas son del panel tal y como se entrega.
La bandeja de avisos
Cada recado que el agente no resuelve se queda aquí, con responsable y fecha de compromiso. Arriba, lo que está a punto de vencer.
La llamada, turno a turno
Lo que dijo el cliente, lo que contestó el agente, cuánto tardó cada respuesta y qué consultó para contestar. Si la llamada no se grabó, lo dice.
De serie
Lo que un taller se encuentra ya montado
Viene puesto el primer día y se ajusta a sus servicios, sus técnicos y sus boxes.
Elevadores y boxes como recursos
Cada box y cada elevador tiene su horario y se reserva además del técnico. Sin box libre, esa hora no se ofrece por teléfono.
Técnicos con su horario
Cada técnico tiene sus horas, sus especialidades y sus días libres, y la agenda se ve con una columna por cada uno.
Ficha del cliente con sus vehículos
Marca, modelo y matrícula de cada coche. El agente los lee de la ficha y confirma cuál trae antes de dar la hora, y si el cliente es nuevo la ficha se crea sola.
Reparaciones y recados con plazo
Lo que no se resuelve en la llamada queda como aviso con responsable y fecha de compromiso: cuatro horas si es urgente, veinticuatro si es alta, setenta y dos si es normal y siete días si es baja.
Servicios con su precio
Cada cita se lleva el precio que tenía el servicio el día que se dio y lo conserva aunque luego suba la tarifa.
Cobros y enlaces de pago
El agente manda enlaces de pago y cobra con tarjeta durante la llamada. De la tarjeta solo se guardan las cuatro últimas cifras.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan los talleres
Cuatro respuestas para tener antes de sentarse a ver una demostración.
¿Cómo sabe de qué coche le están hablando?
Por la ficha del cliente, que lleva sus vehículos con marca, modelo y matrícula. El agente reconoce el número desde el que llaman, lee los coches de la ficha y, si hay más de uno, pregunta cuál trae y lo confirma en voz alta antes de dar la hora. Si el cliente es nuevo, la ficha se crea sola con lo que le diga.
¿Puede dar una hora si no hay box o elevador libre?
No. Los boxes y los elevadores se dan de alta como recursos con su horario, y una cita necesita técnico y recurso a la vez. Si falta cualquiera de los dos, esa hora no se ofrece ni aunque se la pidan. Su equipo sí puede colocarla desde el panel, y queda registrada como lo que es.
¿Puede decir lo que va a costar una reparación?
Dice el precio de los servicios que usted tenga en su tarifa, con el importe exacto. Lo que no está tarifado no se lo inventa: toma nota de lo que cuenta el cliente y abre un aviso con responsable y fecha de compromiso para que le llamen con el presupuesto.
¿Puede cobrar por teléfono?
Manda enlaces de pago y cobra con tarjeta durante la llamada, y el cobro queda en el panel con su concepto y su estado. De la tarjeta solo se guardan las cuatro últimas cifras, y las credenciales de su pasarela viven en una bóveda y no vuelven nunca al navegador.
Pruébelo con sus servicios y con sus boxes
Cogemos sus servicios con su duración y su precio, el horario de cada técnico, los boxes y los elevadores, y le enseñamos la llamada hecha con eso. Para la demostración no hace falta que nos mande ningún dato de clientes.