Su academia coge el teléfono aunque todos los profesores estén dando clase.
Coge las llamadas de la semana de matrícula, la de la madre que avisa de que su hija hoy no va y la del alumno adulto que quiere pasarse al grupo de la tarde. Reserva sobre el cuadro real de clases, profesores y aulas, y no ofrece una hora si no hay aula libre.
Lo que ha pasado al teléfono
Academia de ejemplo · 4 profesores
La ficha es del alumno. Cuando llama otra persona por él, queda anotado quién fue y desde qué teléfono.
Un día al teléfono
Cuatro llamadas de una semana cualquiera
En una academia el teléfono suena cuando el profesor está dando clase y en secretaría hay cola. Estas cuatro llegan todos los cursos.
Septiembre y el teléfono no para
Horarios, precios, qué nivel le toca al niño, si queda sitio en el grupo de las cinco. Eso lo contesta con lo que usted le haya escrito y con las plazas que quedan de verdad en cada grupo. Si la llamada acaba en matrícula, la ficha del alumno se queda creada.
Hoy no viene a clase
La falta se anota en la ficha del alumno sin que nadie tenga que buscar al profesor por el pasillo. El bono no descuenta por eso: la sesión se gasta al marcar la asistencia en clase, así que una falta avisada no le cuesta una sesión al alumno salvo que usted la marque.
Llama el padre, no el alumno
Muchas llamadas las hace quien paga, no quien va a clase. El agente trabaja sobre la ficha del alumno y anota quién ha llamado y desde qué número. Con los alumnos adultos, que en una academia son media matrícula, reconoce el teléfono y habla con ellos directamente.
Cambio de grupo o de aula
Un alumno quiere pasarse a la tarde. El agente mira el grupo al que quiere ir, comprueba que quede plaza y que haya aula libre a esa hora, y si no la hay, esa hora no se ofrece. Lo que no puede resolver se queda como aviso con responsable y fecha de compromiso.
Qué cambia
Cuatro cosas cambian desde la primera llamada
En la llamada, en lo que usted ve luego en el panel, en lo que decide al configurarlo y en lo que le exige la ley.
En la llamada
Reconoce al alumno por su número y le llama por su nombre. Da, cambia y anula clases sobre el cuadro real, respeta la duración de cada una y no ofrece una hora sin aula libre. Pregunta una cosa por turno, dice los teléfonos cifra a cifra y deletrea los correos. Si le hablan encima se calla, y cuando le piden una persona pasa la llamada a quien esté aceptando llamadas en ese momento.
En el panel
Cada llamada queda transcrita turno a turno, con lo que el agente consultó y lo que tardó en contestar. La agenda tiene una columna por profesor y el fuera de horario marcado, donde su secretaría sí puede reservar y el agente nunca ofrece. Las fichas se crean solas con su número de alumno, los duplicados se fusionan dato a dato, y cada ficha lleva su bono, sus faltas y su riesgo de ausencia.
Al configurarlo
El agente se ensaya antes de publicarlo, y el panel enseña la lista de lo que le falta para poder atender llamadas de verdad. La voz puede ser la de su secretaría, clonada con diez o doce segundos de grabación y con su consentimiento expreso. Por cada dato que llega de un sistema suyo usted decide qué hace el agente con él: lo dice, lo dice solo si se lo piden, confirma las cuatro últimas cifras, lo usa para identificar o no sale nunca.
Lo que exige la ley
Una locución avisa al descolgar de que atiende una inteligencia artificial y no se puede quitar. Grabar viene apagado, y no se empieza a grabar si ese aviso no ha sonado. Usted elige cuánto se guardan las transcripciones, entre siete días y tres años. Hay cinco perfiles de acceso, y con menores de por medio eso pesa: quien solo consulta ve los datos sensibles tapados y cada escucha de una grabación queda anotada.
Martes por la tarde
Aula 3 · Rosa Gil
El aula es un recurso con su capacidad, igual que el profesor tiene su horario. Si falta cualquiera de las dos cosas, esa hora no existe para el agente.
Una llamada de ejemplo
Una falta avisada y un bono, de principio a fin
Esto es lo que oye el padre de una alumna y lo que queda en la ficha cuando cuelga.
Buenas tardes, ha llamado usted a la academia. Le atiende un asistente automático: se lo digo porque la ley europea de inteligencia artificial obliga a avisarle. ¿En qué puedo ayudarle?
Buenas tardes. Llamo para avisar de que Sofía hoy no puede ir a inglés.
Llama usted desde el teléfono de Sofía Pérez, número de alumno 128, que tiene Inglés B2 los martes a las cinco con Rosa Gil. ¿Le anoto la falta de hoy?
Sí, por favor. Y dígame cuántas sesiones le quedan del bono.
Le quedan siete de diez. La de hoy no descuenta: el bono gasta sesión cuando se marca la asistencia en clase. Dejo anotada la falta y que ha llamado usted, su padre.
Perfecto, muchas gracias.
A usted. Si quiere recuperar esa clase, dígamelo y miro qué grupos tienen plaza esta semana.
Lo que quedó escrito sin que nadie lo teclee:
Diálogo recreado para esta página, con nombres inventados. No es la grabación de ninguna llamada ni de ningún alumno real.
Lo que ve su secretaría
El panel, con las palabras de una academia
Alumnos, clases y bonos. Las dos capturas son del panel tal y como se entrega.
La semana entera, hora a hora
El agente reserva sobre este cuadro. Lo que su secretaría bloquea deja de existir para él, y el fuera de horario solo lo pueden usar ustedes.
Fichas sin duplicados
Cada ficha se crea sola al reservar la primera clase. Cuando dos parecen la misma persona, el panel avisa y se unen dato a dato.
De serie
Lo que una academia se encuentra ya montado
Viene puesto el primer día y se ajusta a sus grupos, sus profesores y sus aulas.
Bonos de sesiones
El bono descuenta al marcar la asistencia, no al reservar ni al terminar la clase. En la ficha se ve lo que queda, lo consumido y cuándo se gastó cada sesión.
Aulas y salas como recursos
Cada aula tiene su capacidad y su horario, y se reserva además del profesor. Sin aula libre, esa hora no se ofrece por teléfono.
Profesores con su horario
Cada profesor tiene sus horas, sus materias y sus días libres. La agenda se ve con una columna por profesor, y lo que se bloquea queda bloqueado también para el agente.
Nº de alumno y ficha del alumno
La ficha es del alumno aunque llame otro por él, y queda anotado quién fue y desde qué número. La búsqueda funciona sin tildes y el panel avisa de los duplicados.
Clases con su precio
Cada clase se lleva el precio que tenía el día que se dio y lo conserva aunque luego suba la tarifa. Se pueden mandar enlaces de pago y cobrar con tarjeta.
Recordatorios y faltas
Hasta seis avisos por clase, con su texto y su hora, y un enlace para anular mientras quede margen. La ficha guarda las faltas y el riesgo de ausencia de cada alumno.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan las academias
Cuatro respuestas para tener antes de sentarse a ver una demostración.
¿Cuándo gasta una sesión el bono?
Al marcar la asistencia en clase. No la gasta al reservar ni por haber dado la clase, así que una falta avisada no le cuesta una sesión al alumno salvo que usted la marque. En la ficha se ve siempre cuántas quedan, cuántas se han usado y cuándo se gastó cada una.
¿Y si llama el padre, la madre o la empresa que paga el curso?
La ficha es del alumno y el agente trabaja sobre ella. Cuando llama otra persona queda anotado quién fue y desde qué teléfono, y eso se lee después en la ficha. Los alumnos adultos llaman ellos mismos: el agente los reconoce por su número y habla con ellos directamente.
¿Puede dar una clase si no hay aula libre?
No. El aula es un recurso con su capacidad y se reserva además del profesor. Si a esa hora no hay aula libre, o el profesor no tiene hueco, el agente no ofrece esa hora ni aunque se la pidan. Su secretaría sí puede colocarla desde el panel, y queda registrada como lo que es.
¿Se puede probar antes de ponerlo a coger llamadas?
Sí. Un agente pasa por borrador, pruebas y producción, y se ensaya antes de publicarlo. El panel enseña la lista de lo que le falta para poder atender: saludo, instrucciones, voz, herramientas, fuentes y el ensayo hecho. Mientras falte algo de eso, no se publica.
Pruébelo con sus grupos y con sus aulas
Cogemos sus clases con su duración y su precio, el horario de cada profesor, las aulas con su capacidad y sus bonos, y le enseñamos la llamada hecha con eso. Para la demostración no hace falta que nos mande ningún dato de alumnos.